1. Objet de cette politique
La présente politique décrit comment CodeLab BJ (« nous ») traite vos données personnelles et vos documents lorsque vous utilisez OwoDesk Tools, les outils PDF en ligne disponibles sur www.owo.bj/outils, ainsi que le coffre personnel, l’offre PDF Premium et le compte OwoDesk associé.
Elle s’applique que vous soyez visiteur non inscrit, utilisateur connecté ou abonné Premium. Elle complète les Conditions d’utilisation.
Nous nous inspirons des pratiques de transparence attendues pour un service PDF en ligne : distinguer nettement le contenu de vos fichiers des données de votre compte, indiquer où le traitement a lieu, et limiter la conservation au strict nécessaire.
Ce document tient compte de la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 relative à la protection des données à caractère personnel au Bénin, et des principes du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) lorsque celui-ci s’applique à vous.
2. Qui est responsable du traitement ?
Le responsable du traitement est CodeLab BJ, société de droit béninois, éditeur du produit OwoDesk, immatriculée au RCCM de Cotonou sous le n° RB/COT/22 A 82593. Principal établissement : Îlot 34, parcelle L, quartier Tokplégbé, Cotonou, Bénin. Tél. : +229 96 06 24 48. E-mail : hello@codelab.bj et contact@codelab.bj. Site de l’éditeur : codelab.bj. OwoDesk n’est pas édité par Owo Financial Services (OFS).
On entend par « données personnelles » toute information relative à une personne identifiée ou identifiable (par exemple votre nom, votre adresse e-mail ou une adresse IP).
Lorsque vous utilisez les outils pour traiter des fichiers contenant des données personnelles (les vôtres ou celles de tiers), vous agissez en qualité de responsable de ce contenu. CodeLab BJ agit alors comme prestataire technique : nous ne traitons ces fichiers que dans la mesure nécessaire pour exécuter l’opération que vous demandez (fusion, conversion, OCR, partage, etc.). Si vous téléversez des données concernant d’autres personnes, vous devez y être autorisé.
3. Que deviennent vos fichiers PDF ?
Sauf lorsque c’est indispensable pour fournir le service demandé, nous ne consultons pas, n’analysons pas, n’indexons pas et n’utilisons pas le contenu de vos documents. Nous n’utilisons pas votre contenu pour entraîner, améliorer ou développer des modèles d’intelligence artificielle, qu’ils soient les nôtres ou ceux de tiers.
3.1 Outils traités dans votre navigateur
Une grande partie des outils gratuits (fusion, division, rotation, suppression ou extraction de pages, organisation, compression, JPEG ↔ PDF, scan, TXT vers PDF, numérotation, recadrage, filigrane, ainsi que l’éditeur visuel, l’annotation et le caviardage) s’exécute dans votre navigateur. Les fichiers restent sur votre appareil ; ils ne sont pas envoyés sur nos serveurs pour le traitement lui-même.
3.2 Outils traités sur nos serveurs (Premium)
Certains outils (OCR, conversion Office / ODT / RTF / EPUB / HTML, PDF/A, réparation, optimisation avancée, protection / déverrouillage, signature PAdES, aplatissement, création d’un lien de partage) nécessitent un envoi temporaire du fichier vers nos serveurs afin d’exécuter le traitement. Le fichier n’est conservé que le temps de produire le résultat, puis supprimé des espaces de travail temporaires, sauf si vous choisissez de le sauvegarder dans votre coffre ou de créer un lien de partage.
3.3 Coffre personnel
Si vous êtes connecté et que vous activez la sauvegarde dans le coffre, le fichier résultant est stocké de façon sécurisée dans votre espace personnel (50 Mo offerts par défaut, forfaits de stockage optionnels). Vous pouvez le télécharger ou le supprimer à tout moment. Ce stockage n’est pas une sauvegarde juridique ni un archivage à valeur probante : conservez toujours une copie sur votre appareil.
3.4 Partage 24 heures
L’outil de partage crée un lien public temporaire. Le fichier est déposé dans un espace de stockage temporaire et est automatiquement supprimé à l’expiration du délai (24 heures par défaut). Toute personne disposant du lien peut télécharger le document pendant cette période.
3.5 Statistiques d’usage (sans le contenu)
Pour fiabiliser le service, nous enregistrons des événements d’usage techniques : code de l’outil, succès ou échec, nombre et taille des fichiers, durée, moteur (navigateur ou serveur), et un identifiant technique de session ou de compte. Le contenu des PDF n’est pas enregistré dans ces statistiques.
4. Quelles données personnelles traitons-nous ?
4.1 Visite sans compte
Lors d’une visite anonyme, nous traitons les données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site : adresse IP, type de navigateur, horodatage, pages consultées, et identifiant technique local le cas échéant.
4.2 Compte utilisateur
Si vous créez un compte OwoDesk, nous traitons notamment : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair), pays, informations de profil et d’organisation que vous saisissez, historique de connexion (IP, navigateur) pour la sécurité.
4.3 Abonnements payants (PDF Premium, coffre, ERP)
Pour un abonnement, nous traitons le type d’offre, la période (mensuelle ou annuelle), le statut, le montant et les références de paiement. Les paiements Mobile Money sont réalisés via notre prestataire de paiement. Nous ne recevons pas et ne stockons pas le code secret de votre portefeuille. Les données strictement nécessaires à la facturation et aux obligations comptables sont conservées.
4.4 Support et communications
Lorsque vous nous écrivez (e-mail, formulaire, retour produit), nous traitons le contenu de votre message et vos coordonnées pour vous répondre.
5. Finalités et bases légales
- Fournir les outils PDF et le coffre — exécution du contrat ou des mesures précontractuelles (vous demandez un traitement, nous l’exécutons).
- Gérer le compte, l’authentification et le support — exécution du contrat.
- Encaisser les abonnements et émettre les justificatifs — exécution du contrat et obligations légales (comptabilité, fiscalité).
- Sécurité, prévention des abus, limitation de charge — intérêt légitime et, le cas échéant, obligation légale.
- Statistiques agrégées d’usage des outils (quelles fonctions sont utilisées, taux d’erreur) — intérêt légitime à améliorer le service, sans lire le contenu des fichiers.
- Communications commerciales — uniquement avec votre consentement, ou information sur des services similaires si vous êtes déjà client, avec un moyen de vous désinscrire.
- Répondre à une autorité lorsque la loi l’exige.
6. Combien de temps conservons-nous les données ?
- Fichiers traités uniquement sur le serveur, sans sauvegarde coffre : suppression des copies de travail dès que le résultat est livré, dans un délai technique court.
- Lien de partage : 24 heures, puis suppression automatique.
- Coffre : tant que vous conservez le fichier et que le compte est actif. Après clôture du compte ou expiration d’un forfait de stockage au- delà de la période de grâce (90 jours par défaut), les fichiers peuvent être effacés.
- Compte et facturation : durée de la relation, puis archivage pour les durées légales (notamment comptables).
- Journaux de sécurité et événements d’usage : durée limitée et proportionnée (pilotage du service, détection d’abus).
7. Destinataires et sous-traitants
Nous ne vendons pas vos données personnelles. Elles peuvent être transmises :
- à nos prestataires d’hébergement et de stockage objet (notamment Google Cloud Storage pour les fichiers du coffre et les partages temporaires) ;
- à l’infrastructure de traitement PDF (moteurs de conversion, OCR, chiffrement), exclusivement pour exécuter l’opération demandée ;
- à notre prestataire de paiement Mobile Money ;
- à notre prestataire d’e-mails transactionnels ;
- aux autorités, uniquement si la loi l’exige ou pour protéger nos droits, ceux de nos utilisateurs ou du public.
Ces prestataires n’agissent que sur instruction et dans la limite de leur mission. Des transferts hors Bénin ou hors EEE peuvent avoir lieu (par exemple stockage cloud). Nous veillons à un niveau de protection approprié (contrats, chiffrement en transit).
8. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : communications chiffrées (TLS), mots de passe hachés, contrôle d’accès, isolation des fichiers par compte, suppression automatique des partages expirés. Aucun système n’est infaillible : protégez vos identifiants et ne partagez un lien 24 h qu’avec des personnes de confiance.
9. Cookies et stockage local
Nous utilisons des cookies et le stockage local du navigateur pour le fonctionnement du service : session de connexion, préférences, identifiant technique d’usage. Ces traceurs sont nécessaires au service ou à la sécurité. S’il était recouru ultérieurement à des cookies d’audience ou publicitaires, votre consentement serait demandé lorsque la loi l’exige.
10. Vos droits
Sous réserve du droit applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et la portabilité de vos données, ainsi que le retrait d’un consentement. Pour exercer ces droits : hello@codelab.bj. Nous pourrons vérifier votre identité. Vous pouvez aussi clôturer votre compte selon les modalités prévues dans l’application.
Au Bénin, vous pouvez saisir l’Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP). Si le RGPD s’applique à vous, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence (par exemple la CNIL en France).
Mineurs
Le service n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans sans supervision. Si vous apprenez qu’un mineur a créé un compte sans autorisation, contactez-nous pour que nous prenions les mesures appropriées.
11. Modifications et contact
Nous pouvons actualiser cette politique pour refléter un changement de service ou de loi. La date en tête de page est mise à jour. En cas de changement important, une information pourra être affichée sur le site ou envoyée par e-mail.
Questions : hello@codelab.bj — codelab.bj
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